Rutiner Kommunen/forslagsstiller kan melde inn saker fortløpende, minimum fire uker før ønsket møtedag. Ring eller send en e-post.
I tillegg til relevante dokumenter og vedlegg ønsker vi et forventningsnotat til møtet. Her presenteres bakgrunn og problemstillinger som ønskes drøftet/spørsmål til planforum. Hensikten er å sikre at riktige myndigheter deltar, samt at alle møter godt forberedt slik at møtet blir effektivt og nyttig for alle som deltar.
Frist for forventningsnotat/vedlegg er tre uker før aktuell møtedag. Dokumenter legges ut på planforums nettside – unntak må vurderes/avtales spesielt.
Om digitale planforum
- Digitale møter avholdes via Teams. Med e-postadresse til alle deltagere kan alle delta uavhengig av om en har Teams fra før eller ei.
- Møtet vil bli tatt opp på video, for bruk til referatskriving. Dette slettes i etterkant av møtet.
- For at møtene skal være mest mulig effektive, knapper vi ned på tiden til maks 1,5 timer per innmeldte sak. Dette stiller krav til korte og poengterte presentasjoner og forberedte tilbakemeldinger på materiale som kommunene har sendt inn.
- Møtene legges opp med kort videopresentasjon av alle deltagerne før kommunene slipper til med maks 20 min presentasjon. Det åpnes for oppklarende spørsmål før vi tar en runde rundt bordet med tilbakemeldinger fra de ulike sektormyndighetene
- Vi åpner så for ny runde med avklarende spørsmål og kommentarer og drøftinger.
- Underveis kan deltakerne skrive seg på “talerlisten” for oppklarende spørsmål i chatten. Dette gjøres i samtale-funksjonen i Teams videomøtet.
- Vi åpner derfor for at deltagerne kan komme med innspill i etterkant av møtet (frist to dager etter møtet). Disse innspillene vil suppleres inn i referatet fra møtet.
- Alle har på kamera og lyd til presentasjonen rundt bordet er ferdig. Deretter bes det om at alle, utenom forslagsstiller, skrur av sitt videokamera og slår av sin mikrofon.
- Vi bruker delt skjerm for visning av presentasjon (Kopi kan sendes oss senest dagen før møtet avholdes som back-up).
- Møtereferatene blir som normalt lagt ut på vår hjemmeside.