Reglement for delegering fra fytlkesrådmannen (FAQ)

1. Generelle bestemmelser

1.1 Forholdet til fylkestinget 
1.2 Organisering av fylkeskommunen
1.2.1 Administrativ1 organisasjonskart for Finnmark fylkeskommune

Reglement for delegering fra fylkesrådmannen viser hvordan ansvar og fullmakter gitt fra fylkestinget til fylkesrådmannen delegeres videre til avdelingssjefer i sentraladministrasjonen (SA). Reglementet viser også hvordan avdelingssjefene i SA har delegert sine fullmakter internt i sine avdelinger og til egne virksomheter.

Noen overordnede prinsipper for delegering:

  • All delegering fra fylkestinget til administrasjonen skjer til fylkesrådmannen
  • Enhver delegering skjer til funksjon og ikke til person. Fylkesrådmannen har til enhver tid fullt ansvar og instruksjonsmyndighet innenfor det området som er delegert
  • All delegert myndighet utøves i henhold til lover, forskrifter, retningslinjer og planer og innenfor de til enhver tid gjeldende budsjettrammer
  • Ved tvil bør delegert fullmakt diskuteres med nærmeste overordnede

I dette reglementet videredelegeres den myndighet fylkesrådmannen er gitt i hht. til bestemmelsene i kommuneloven og Reglementet for Finnmark fylkeskommune:

§ 23. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet.

1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter.

2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

  • Finnmark fylkeskommunes reglement vedtatt av FT i sak 33/16 Del 1, “Folkevalgte organer” og “Saksbehandling for folkevalgte organ” og del 3 “Delegasjon etter særlov” der myndighet delegeres fra fylkestinget til fylkesrådmannen.

1.1 Forholdet til fylkestinget

Fylkesrådmannen er den øverste leder av administrasjonen i Finnmark fylkeskommune (FFK), Fylkestinget fastsetter gjennom delegasjon rammene for fylkesrådmannens rolle. Dette gjelder både ikke lovregulert virksomhet[1] og lovregulert virksomhet[2]. Begge typer virksomhet omhandles i dette delegeringsreglementet. Fylkestinget kan ikke delegere på områder der myndigheten er lagt til fylkestinget selv.

Innenfor fylkestingets myndighetsområde gis fylkesrådmannen myndighet til å avgjøre alle enkeltsaker som anses kurante og som ikke er av prinsipiell betydning. Med indre det ikke fremgår noe annet av lov, forskrift, regler eller reglement vedtatt av fylkestinget eller andre fylkeskommunale organer.[3]

Alle som er gitt myndighet har ansvaret for at utøvelse av myndighet skjer i tråd med bestemmelsene i fylkestingets delegasjonsreglement og delegasjonen som er gitt fra fylkesrådmannen.

Fylkesrådmannen har ansvaret for at alle saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak bli iverksatt.[4]

1.2 Organisering av fylkeskommunen

FFK er i enkelte tilfeller organisert i fire nivåer hvor avdelingssjefene er direkte underlagt fylkesrådmannen som er den øverste administrative leder. Hver avdelingssjef har ansvar for sine respektive fagavdelinger, eventuelt med underliggende seksjoner, fagområder eller virksomheter. Fylkeskommunen har en assisterende fylkesrådmann, fylkesadvokat og seks avdelingssjefer i SA som er direkte underlagt fylkesrådmannen:

  • Assisterende fylkesrådmann[5]
  • Fylkesadvokat
  • Stabssjef
  • Opplæringssjef
  • Fylkestannhelsesjef
  • Kultur- og miljøsjef
  • Næring- og nordområdesjef
  • Samferdselssjef

1.2.1 Administrativt organisasjonskart for Finnmark fylkeskommune

Organisasjonskartet viser at administrasjonsavdelinga og opplæringsavdelinga er inndelt i seksjoner med egne seksjonssjefer, og at tre av avdelingene har underliggende virksomheter med egne virksomhetsledere.

Fylkesrådmannens stab ledes av en stabssjef som er en lederrolle på avdelingssjefsnivå. Fagavdelingene samferdsel, plan- og kultur, opplæring og næring, har egne ass. avdelingssjefer.

Seksjonssjefer, ass. avdelingssjefer og virksomhetsledere har på flere områder fått delegert myndighet fra sin respektive avdelingssjefer.

2. Delegering av myndighet fra fylkesrådmannen

Fylkesrådmannen delegerer til avdelingssjefene deler av den myndighet fylkesrådmannen har fått delegert til seg fra fylkestinget.

Assisterende fylkesrådmann har alle fylkesrådmannens fullmakter i fylkesrådmannens fravær samt anvisningsfullmakt på alle ansvar i budsjettet.

Alle fullmakter som er delegert fra fylkesrådmannen til avdelingssjefer kan delegeres videre, såfremt noe annet ikke er spesifisert.

2. Delegering av myndighet fra fylkesrådmannen

2.1 Lederavtaler

I FFK er «lederavtaler» utviklet som et styringsverktøy hvor det stilles resultatkrav til lederne.  Lederavtalen er et virkemiddel for å sikre at budsjett- og resultatmål følges opp.

Avdelingssjefen/seksjonssjefen/virksomhetslederen er i hht lederavtalen:

  • Administrativ, faglig og strategisk leder for avdelingen/seksjonen/virksomheten (formelt ansvar)
  • Leder for eventuelle mellomledere i avdelingen/seksjonen/virksomheten
  • Sammen med sin leder/ lederteamet ansvarlig for strategisk og helhetlig ledelse, planlegging og felles omdømmebygging
  • Ansvarlig for å få utført de arbeidsoppgaver avdelingen har slik de framgår av fylkeskommunens plan- og styringsdokumenter (resultatansvar)
  • Ansvarlig for en bruker- og serviceorientert utvikling av fylkeskommunens tjenester (serviceansvar)
  • Ansvarlig for kostnadskontroll og en effektiv disponering av tildelte økonomiske ressurser i henhold til økonomireglementer og vedtatte budsjett (økonomiansvar)
  • Ansvarlig for en effektiv organisasjon med et godt arbeidsmiljø (medarbeideransvar)
  • Ansvarlig for avdelingens/ seksjonens / virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-ansvar)
  • Ansvarlig for å bidra til godt samarbeid/ klima med tillitsvalgte og verneombud og ivareta arbeidsgivers plikter i henhold til arbeidsmiljøloven og hovedavtalen
  • Ansvarlig for å gi kommentarer i media angående saker innenfor eget ansvarsområde
  • Avdelingssjefer i SA er i tillegg fylkesrådmannens representant i politiske utvalg og bidragsyter til god dialog med politisk ledelse
2.2 Avdelingssjefer i SA

2.2.1 Offentlig påtale etter straffeloven
2.2.2 Konfliktrådet
2.2.3 Innkjøp og inngåelse av avtaler
2.2.4 Personalsaker
2.2.5 Presse og sosiale medier
2.2.6 Leie/utleie av fast eiendom

All beslutningsmyndighet i avdelingene er videredelegert fra fylkesrådmannen til avdelingssjefene i SA. For å gjøre arbeidet i avdelingene mest mulig hensiktsmessig har avdelingssjefene videredelegert en del av sin beslutningsmyndighet til sin assisterende eventuelt seksjonssjefer/virksomhetsledere.

I avdelingssjefer med en ass. avdelingssjefer har assisterende avdelingssjef alle fullmaktene til avdelingssjefens ved avdelingssjefens fravær, samt samme anvisningsfullmakt som avdelingssjef.

I tillegg til det generelle ansvar for personalledelse og økonomi m.m. som framkommer av lederavtalene er alle avdelingssjefene delegert følgende myndighet

2.2.1 Offentlig påtale etter straffeloven
Adgangen til å begjære offentlig påtale og fremme eventuelle krav om erstatning i kurante saker og saker som gjelder hærverk mot fylkeskommunal eiendom og inventar er delegert til avdelingssjefene i SA[6]. Begjæring av offentlig påtale skal skje etter en forsvarlig saksbehandling.

Fullmakt til å kreve offentlig påtale av ansatte er ikke delegert.

2.2.2 Konfliktrådet
Adgang til å samtykke til konfliktrådsbehandling[7] og til å møte i konfliktrådet[8]  er delegert til avdelingssjefer i SA.  

2.2.3 Innkjøp og inngåelse av avtaler
Fylkesrådmannen delegerer myndighet til å foreta innkjøp i tråd med gjeldende innkjøpshåndbok og å underskrive avtaler under EØS terskelverdi til avdelingssjefene.

2.2.4 Personalsaker
Fylkesrådmannen delegerer til avdelingssjefene myndighet i personalsaker.[9]

Følgende er ikke delegert:  

  • Myndighet til å opprette og nedlegge stillinger i FFK
  • Fastsetting av lønn ved nytilsettinger i SA
  • Tilsettinger og oppsigelser i SA

2.2.5 Presse og sosiale medier
Fylkesrådmannen delegerer til avdelingssjefene ansvaret for å informere og uttale seg i pressen/ sosiale medier om egne ansvarsområder.[10]

2.2.6 Leie/utleie av fast eiendom
Avdelingssjefene har innenfor vedtatt driftsbudsjett og vedtatte driftsrammer på eget område i økonomiplanen myndighet til å inngå og å si opp leieavtaler om leie/utleie av eiendom

2.3 Delegering fra avdelingssjefer til seksjonssjefer/virksomhetsledere

Følgende ansvar kan ikke delegeres videre:

  • Konkludere i saker til politisk behandling
  • Signere administrative høringsuttalelser
  • Inngå avtaler/kontrakter over til enhver gjeldende Nasjonal terskelverdi

I saker av prinsipiell betydning forutsettes det at avdelingssjefen involveres på et tidlig tidspunkt, selv om myndighet er delegert til seksjonssjefene/virksomhetslederne. Dette gjelder også dersom det oppstår tvil om en sak.

Avdelingssjefen er fortsatt ansvarlig overfor fylkesrådmannen, selv om han/hun videredelegerer sine fullmakter, og fylkesrådmannen kan ta delegasjonsfullmakten tilbake eller eventuelt omgjøre vedtak som underordnede treffer. 

Seksjonssjefene/virksomhetslederne er delegert følgende personalansvar

  • Gjennomføre utviklingssamtaler og medarbeidervurderinger
  • Anvise reiseregninger for seksjonens/ virksomhetens medarbeidere
  • Personalansvar for medarbeider i sin seksjon. Eksempelvis godkjenning av permisjoner, oppfølging av sykefravær, ferie etc.

Seksjonssjefene/virksomhetslederne er delegert følgende økonomiansvar:

  • Tilgang til å kontere, attestere og anvise fakturaer og andre utbetalinger på nærmere bestemte ansvar i budsjettet
  • Føre kontroll med budsjettet på nærmere bestemte ansvar i budsjettet og avgi regnskapsrapporter i hht fastsatte rutiner
  • Ansvar for at anskaffelser/innkjøp innen den enkeltes ansvarsområde skjer i hht gjeldende rammeavtaler og er i tråd med FFK sin innkjøpsstrategi/ innkjøpshåndbok  
  • Seksjonssjefer/ virksomhetsledere har fullmakt til å gjennomføre anskaffelser/ inngå kontrakter med kostnad opp til Nasjonal terskelverdi.
2.4 Delegering etter særlover og forskrifter til avdelingssjefer

2.4.1 Fylkesadvokaten
2.4.2 Stabssjef
2.4.3 Sjef for administrasjonsavdelinga
2.4.4 Samferdselssjef
2.4.5 Tannhelsesjef
2.4.6 Kultur- og miljøsjef
2.4.7 Opplæringssjef
2.4.8 Nærings- og nordområdesjef

Myndighet som delegeres her er med utgangspunkt de delegasjoner fylkesrådmannen er gitt i hht del 3 i Finnmark fylkeskommes reglement, delegasjon etter særlov

 

  • Tvisteloven
  • Grannelova

2.4.2 Stabssjef

  • Plan- og bygningsloven

2.4.3 Sjef for administrasjonsavdelinga:

  • Lov om eiendomsregistrering[11]
  • Lov om gjeldsforhandling og konkurs
  • Lov om tvangsfullbyrdelse og midlertidig sikring
  • Finansforskrift
  • Lov og forskrift om offentlige anskaffelser
  • Arbeidsmiljøloven
  • Ferieloven
  • Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen

2.4.4 Samferdselssjef:

  • Vegloven
  • Yrkestransportloven
  • Organisere skoleskyssen i samråd med kommunen[12]
  • Vedtak om skyss etter reglene i opplæringsloven[13]
  • Lov om tinglysing[14]

2.4.5 Tannhelsesjef:

  • Tannhelsetjenesteloven

2.4.6 Kultur- og miljøsjef:

  • Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag
  • Lov om folkebibliotek
  • Lov om voksenopplæring
  • Lov om friluftslivet
  • Lov om kulturminne
  • Lov om jakt og fangst av vilt (viltloven)
  • Lov om stedsnavn
  • Havressursloven
  • Laks- og innlandsfiskeloven

2.4.7 Opplæringssjef:

  • Opplæringslova med forskrift
  • Privatskoleloven
  • Folkehøyskolen
  • Voksenopplæringsloven
  • Fagskoleloven

2.4.8 Nærings- og nordområdesjef:

  • Havressurslova med relevante forskrifter
  • Akvakulturloven med forskrifter tilknyttet tildeling av akvakulturtillatelser og fylkeskommunens rolle som akvakulturmyndighet
  • Plan- og bygningsloven 15 med relevante forskrifter
  • Lov om vitenskapelig utforskning og undersøkelse etter og utnyttelse av andre undersjøiske naturforekomster enn petroleumsforekomster[16]
2.5 Delegasjon til hver enkelt avdeling

2.5.1 Fylkesadvokaten
2.5.2 Fylkesrådmannens stab
2.5.3 Administrasjonsavdelinga
2.5.3.1 Avdelingssjef for administrasjonsavdelinga
2.5.3.2 Eiendsomssjef
2.5.3.3 Regnskapssjef
2.5.3.4 HR-sjef
2.5.4 Samferdselsavdelinga
2.5.5 Tannhelseavdelinga
2.5.5.1 Fylkestannhelsesjef
2.5.5.2 Overtannlegene
2.5.5.3 Klinikklederne
2.5.6 Kultur-, kulturminne- og miljøavdelinga
2.5.6.1 Kultur- og miljøsjef
2.5.6.2 Ass. kultur- og miljøsjef
2.5.6.3 Virksomhetslederne ved Finnmark fylkesbibliotek og Scene Finnmark
2.5.7 Opplæringsavdelinga
2.5.7.1 Opplæringssjef
2.5.7.2 Rektorer ved de videregående skolene
2.5.8 Næringsavdelinga
 

Alle delegasjoner som er gitt videre til seksjonssjefer/virksomhetsledere er gitt fra den respektive avdelingssjef.

2.5.1 Fylkesadvokaten

2.5.1.1 Fylkesadvokaten

  • Fylkesadvokaten har fullmakt til å vedta prosesshandlinger i sivile saker etter tvisteloven
  • Fylkesadvokaten er fylkeskommunens prosessfullmektig i saker for domstolene, og har fullmakt til å videredelegere slik prosessfullmakt etter tvisteloven §3-4.
  • Fylkesadvokaten har fullmakt til kontering og attestering for sitt ansvarsområde
  • Fylkesadvokaten har fullmakt til å engasjere ekstern juridisk hjelp, og til å inngå avtaler om dette begrenset oppad til EØS-terskelverdi

2.5.2 Fylkesrådmannens stab

2.5.2.1 Stabssjef

  • Uttalelser til søknader om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel, reguleringsplan og beboelsesplan etter plan- og bygningsloven
  • Uttalelse til kommuneplaner og innsigelser til kommuneplanens arealdel og reguleringsplan i spørsmål som er av nasjonal eller vesentlig regional betydning, eller når en plan er i strid med overordnet plan etter plan- og bygningsloven
  • Beslutninger vedrørende planmidlene

2.5.3 Administrasjonsavdelinga:

2.5.3.1 Avdelingssjef for administrasjonsavdelinga

  • Kjøp, salg og makeskifte av eiendommer som etter en konkret vurdering ikke anses å være av prinsipiell betydning.  Myndigheten kan ikke delegeres videre.

2.5.3.2 Eiendomssjef:

  • Myndighet til å inngå og å si opp leieavtaler om leie/utleie av eiendom innenfor vedtatt driftsbudsjett og vedtatte driftsrammer i økonomiplanen
  • Overordnet ansvar for brannvern og tilsyn med elektriske anlegg og utstyr etter gjeldende lovverk.
  • Lov om eiendomsregistrering[17]
  • Iverksette nødvendige tiltak til å kaste ut leietaker når leietida er ute eller leiesummen ikke er betalt til rett tid[18]

2.5.3.3 Regnskapssjef:

  • Inngå avtaler i overensstemmelse med vedtatt finansreglement.
  • Adgang til å begjære konkurs i hht Lov om gjeldsforhandling og konkurs
  • Instruerende myndighet og mulighet for inndragelse av innkjøpsmyndighet ved avvik i innkjøpsprosedyrer i henhold til gjeldende innkjøpsstrategi, innkjøpshåndbok samt lov- og forskrift for offentlige anskaffelser og andre bestemmelser
  • Undertegne dokumenter vedrørende låneopptak og pengeplasseringer iht. vedtatt finansreglement
  • I kurante saker og innenfor en kostnadsramme på kr 250.000,- til å benytte de rettsmidlene som er nødvendig til å inndrive utestående krav hos leietakere[19]

2.5.3.4 HR- sjef:

  • Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i FFK og undertegne forhandlingsprotokoller
  • Endring av lønnskapittel og stillingskode for enkeltansatte[20]i FFK, herunder særskilte forhandlinger med hovedtillitsvalgte  
  • Forhandlinger om fastsettelse av lønn der det er problemer med å beholde og rekruttere ansatte i FFK[20]
  • Rollestyring i Altinn
  • Ivareta FFKs rolle som arbeidsgiver i oppfølging av Hovedavtalen  
  • Midlertidige tilsettinger i inntil 6 måneder i SA

2.5.4 Samferdselsavdelinga

2.5.4.1 Samferdselssjefen er delegert følgende fullmakter:

  • Foreta midlertidige omdisponeringer mellom poster på fylkesvegbudsjettet.
  • Fremme og erkjenne erstatningsansvar for krav oppstått utenfor kontraktsforhold, begrenset oppad til kr. 500.000,-.

2.5.5 Tannhelseavdelinga

2.5.5.1 Fylkestannhelsesjef:

  • Klageinstans for beslutninger som er fattet i den offentlige tannhelsetjenesten.
  • Tilsettingsmyndighet for tannklinikkene

2.5.5.2 Overtannlegene:

  • Faglig og administrativt ansvarlige for hvert sitt distrikt
  • Innstillingsmyndighet i tilsettingssaker.
  • Myndighet til å gi permisjon på inntil fjorten dager i henhold til permisjonsreglement for FFK
  • Planlegge ambulering

2.5.5.3 Klinikklederne:

  • Driftsansvar på sine klinikker, men ikke økonomiansvar utover klinikkregnskapet.
  • Kontering og attestering på eget ansvarsområde
  • Myndighet til å gi permisjon på inntil tre dager i henhold til permisjonsreglement for FFK

2.5.6 Kultur-, kulturminne- og miljøavdelinga

2.5.6.1 Kultur- og miljøsjef:

  • Tildeling av tilskudd innen kultursektoren inntil kr. 200 000,-
  • Fordele statlige tilskudd fra viltfondet
  • Beslutninger vedrørende seljakt
  • Idrettsformål
  • Tilskudd til friluftsformål i regi av frivillige organisasjoner
  • Tilskudd til folkehelseformål
  • Uttalelse til kommunalt ferdselsforbud i utmark og vassdrag etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag
  • Beslutninger vedr. finansieringssøknader

2.5.6.2 Ass. kultur- og miljøsjef:

  • Overordnet lederansvar for virksomhetene Finnmark Fylkesbibliotek og Scene Finnmark
  • Ansette fylkesbiblioteksjef og leder for Scene Finnmark
  • Lov om kulturminne

Innenfor kultursektoren har ass. plan- og kultursjefen avgjørelsesmyndighet på følgende områder inntil kr. 200.000:

Fylkeskommunale midler:

  • Prosjekter der fylkeskommunen selv står som prosjekteier
  • Ungdomsprosjekter
  • Voksenopplæring i studieforbundene
  • Festivaler
  • Tilskudd til organisasjoner

Statlige midler, herunder spillemidler:

  • Innvandrerorganisasjoner og frivillig virke
  • Den kulturelle skolesekken i henhold til politisk vedtatt plan
  • Den kulturelle spaserstokken ihenhold til vedtatte retningslinjer

2.5.6.3 Virksomhetslederne ved Finnmark fylkesbibliotek og Scene Finnmark

  • Det økonomiske ansvaret for virksomheten
  • Ansvaret for ansettelser og oppsigelser ved virksomheten
  • Overordnet personalansvar for alle medarbeidere som er ansatt ved virksomheten

2.5.7 Opplæringsavdelinga

2.5.7.1 Opplæringssjef:

  • Opplæringssjefen har fått delegert fullmakter til å treffe avgjørelser innenfor rammen av opplæringsloven, forskrift til opplæringsloven, lov om folkehøyskoler og lov om fagskoler
    • Unntatt er paragrafer i disse lovene hvor skolen eller rektor allerede i lovteksten er satt som myndighet
  • Opplæringssjefen er delegert myndighet til å gi forskrift om skole- og feriedager (skoleruta)
  • Opplæringssjefen har tilsettingsmyndighet for rektorer til de videregående skolene.

2.5.7.2 Rektorer ved de videregående skolene:

  • Det økonomiske ansvaret for den enkelte skole
  • Ansvaret for ansettelser og oppsigelser på den enkelte skole
  • Ansvaret for behandling av permisjonssøknader for sine ansatte i henhold til permisjonsreglement for FFK
  • Ansvaret for å fatte enkeltvedtak om spesialundervisning etter opplæringslovens kapittel 5
  • Ansvaret for å fatte enkeltvedtak om særskilt språkopplæring etter opplæringslovens kapittel 3
  • Arbeidsgiveransvaret for den Pedagogisk-Psykologiske tjenesten (PPT) og Oppfølgingstjenesten (OT)
  • Rektor ved Vadsø videregående skole er delegert ansvaret for opplæringa innenfor kriminalomsorgen (fengselsundervisning)
  • Rektorene er delegert ansvaret for sine respektive skolebibliotek

2.5.8 Næringsavdelinga

2.5.2.1 Nærings- og nordområdesjef: 

  • Fordeling av regionale utviklingsmidler inntil kr. 150.000,-
  • Tildeling av investeringsstøtte fra regionale utviklingsmidler inntil kr 300 000,-
  • Beslutte finansieringssaker i «Landbruksfondet»
2.6 Forbud mot ekstraordinære disposisjoner

Det må ikke foretas disposisjoner som er ekstraordinære og/eller bindende for kommende budsjetter og/eller som kommer i konflikt med forutsetninger vedtatt i økonomiplan eller årsbudsjett.

2.7 Uklar delegasjon

Delegert myndighet skal utøves lojalt og i henhold til retningslinjer gitt av overordnet.

Uklarhet om adgang til og omfang av delegert myndighet avgjøres alltid av den som har avgitt delegasjonen.

2.8 Forrang

Fylkesrådmannens interne delegasjoner er underordnet det til enhver tid gjeldende reglement for folkevalgte organer i FFK. Ved motstrid går reglementet for folkevalgte organer foran. 

 

3. Vedlegg: Fullmaktsoversikt økonomisystemet

Utarbeides av FR stab

4. Vedlegg: Stedfortredermatrise

Utarbeides av FR stab

Fant du det du lette etter?

Kontakt

Ada Molne Kjøllesdal
Fylkesadvokat
907 04 360