Dine personopplysninger

Nærbilde av hender på tastatur med to skjermer i bakgrunnen - Klikk for stort bilde

I løpet av ditt skoleløp registrerer vi i fylkeskommunen opplysninger om deg, etter ditt samtykke, i ulike informasjonssystemer og -programmer. 

Innsyn

Du har rett til innsyn i behandlingen av registrert informasjon om deg, jf. popplyl § 18, enten du er elev eller har vært elev i videregående opplæring. Avhengig av omstendighetene, kan foresatte eller andre med tilsvarende ansvarsforhold ha rett til innsyn på vegne av egne barn. Ved søknad om innsyn ber vi om at du benytter skjema som er tilgjengelig i fylkeskommunens elektroniske skjemaportal.

Formidling av data til tredjepart

Vi videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk. I løpet av opplæringstiden og etter avsluttet videregående opplæring overføres informasjon om deg som elev til en rekke registre. Eksempler er PAS/PGS (gjennomføring av eksamen), Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk Sentralbyrå.

Logging av aktivitet

All tilkobling og forsøk på tilkobling til nettverket og datasystemer registreres og logges, jf popplyl § 8 og dens forskrift §§ 2-82-14 og 7-11. Videre registreres alle oppkoblinger mot websider, servere osv. Alle fagsystemer har alminnelige sikkerhetslogger aktivert. Dette inkluderer også transaksjonslogger, der dette er aktuelt.

Aktivitetslogger er kun tilgjengelige for administratorer, og benyttes kun for administrasjon av systemene. Loggene brukes ikke til generell overvåking eller oppfølging av enkeltbrukeres aktiviteter. Logger utleveres til politiet i etterforskingsøyemed. Der det er aktuelt, for eksempel for nettverkstrafikk, benyttes anonymiserte data til statistikk.

FEIDE - Felles Elektronisk IDEntitet

Felles elektronisk identitet (FEIDE) er en sikker påloggingsidentifisering til programmer og læringsressurser som du bruker i undervisningen. Ved innlogging bruker du Windows brukerkonto og passord. Vi anbefaler at du benytter Feide for programmer og læringsressurser som tilbyr denne tjenesten. I FEIDE registrerer vi følgende opplysninger om deg:

  • Fullt navn
  • Skoletilhørighet
  • Feide-ID
  • E-postadresse
  • Rolle 

Når du logger på en Feide-tjeneste sendes det en forespørsel til fylkeskommunen før du gis tilgang. Feide mottar da nødvendig informasjon og oversender denne til tjenesten du logger på. Ved første gangs pålogging til en tjeneste får du en oversikt over hvilken informasjon tjenesten får oversendt. Du må aktivt samtykke til at denne informasjonen skal sendes. Dersom du ikke samtykker kan du ikke benytte tjenesten. Oversiktssiden for Feide-tjenester finner du her. Administratorer i fylkesadministrasjonen styrer brukerinformasjon i FEIDE. 

Systemer og programmer

Vi behandler opplysningene om deg etter personopplysningslova,  arkivlova,  forvaltningslova  og offentlighetslova. I følgende systemer og programmer behandler vi informasjon om deg:

SATS - skoleadministrativt system

SATS er et skoleadministrativt system, hvor vi lagrer personalia om deg som elev. SATS overfører lagret informasjon til andre systemer for å organisere din videregående opplæring. I SATS registrerer vi følgende opplysninger om deg: 

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Foresattes navn, adresse, telefonnummer
  • Utdanningsløp
  • Skoletilhørighet
  • Klassetilhørighet
  • Fag- og undervisningsgrupper
  • Fravær inkludert merknader
  • Karakterer inkludert merknader
  • Eksamensresultater
  • Peker til bildefil

Administrativt personale i skolen og driftsansansvarlig i fylkesadministrasjonen har tilgang til SATS. 

Active Directory (AD) - påloggingstjeneste

Vi bruker Active Directory (AD) som påloggingstjeneste til vår server. AD lagrer informasjon om hva du har tilgang til i skolens nettverk, datasystemer og skrivere i en brukerkonto. Vi stenger din brukerkonto ved skoleslutt, og sletter din konto ett år etter endt skolegang. Driftsansvarlige i fylkesadministrasjonen har tilgang til AD. 

BUDDY - brukeradministrativt system (BAS)

Buddy er et samarbeid mellom fylkeskommuner og kommuner om en løsning for identitetsforvaltning basert på Microsoft Forefront Identity Manager (FIM). Skolene benytter Buddy for å hente ut lister med brukernavn og førstegangspassord til elevene. Fødselsnummer og brukernavn blir etter krav fra Feide lagret for å sikre at brukernavn forblir unike. Vi oppevarer brukerdata frem til et år etter at du er ferdig med opplæringen ved skolen. Administrativt personell i skolen og driftsansvarlige i fylkesadministrasjonen har tilgang til Buddy. 

Ephorus - verktøy for plagiatkontroll

Ephorus er et digitalt verktøy for plagiatkontroll i videregående opplæring. Lærerne i faget der dokumentet er sendt inn til plagiatkontroll, skolens administrator og systemadministrator har tilgang til resultatet. Ephorus er en lukket database. Ved innsending av et dokument til plagiatkontroll inne i læringsplattformen får den enkelte elev en unik og usynlig identitet knyttet til sitt navn. Elevens navn vil derfor aldri bli synlig for andre brukere av Ephorus. Verktøyet kan ikke benyttes som søkemotor og forfatter av dokument kan ikke søkes opp. Det er viktig å huske at dersom det er skrevet et navn inne i teksten som sendes til Ephorus vil dette navnet lagres som en del av dokumentet og blir dermed også søkbart.

F-skyss – system for skoleskyss

Fylkeskommunen benytter F-Skyss som system for administrasjon av skoleskyssordningen i fylket. Følgende data blir lagret i skoleskyssdatabasen:

  • Navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse
  • Foresatt - navn, adresse og telefonnummer
  • Skoletilhørighet
  • Bildefil
  • Søknadsgrunnlag

Systemet er laget slik at elevene kun skal behøve å søke om skoleskyss en gang. Dette betyr at dataen potensielt blir liggende i systemet fra eleven begynner i 1. klasse på grunnskolen og er ferdig med videregående opplæring. Søknader og vedtak blir lagret i elevens mappe i Public360. Tilgang er begrenset til ansatte i fylkesadministrasjonen med ansvar for drift og vedlikehold av systemet. Her finner du mer informasjon om skoleskyssordningen.

Fronter

Fronter er en digital læringsplattform hvor lærer og elev/grupper kan samhandle. Dette er et verktøy for informasjon, undervisningsplanlegging, organisering av læringsstoff, innleveringer og arbeidsoppgaver, tilbakemeldinger, samarbeid og vurderinger.  Plattformen har FEIDE-pålogging.

Fronter omfatter opplysninger om deg som bruker, om emnet du går på, og om hva du gjør i Fronter. En del av disse opplysningene er importert fra administrative systemer for å kunne opprette «klasserommene» med lærere og elever. En annen del av opplysningene er et resultat av dine egne aktiviteter i et rom. Det lagres ikke sensitive personopplysninger i Fronter.

Hypernet – system for registrering av fravær og karakterer

Hypernet er et program som benyttes til fraværs- og karakterføring. Data oppbevares og er tilgjengelig i Hypernet så lenge man er elev. Opplysningene eksporteres til SATS. Elever har kun tilgang til egne data. Faglærere har tilgang til informasjon om fravær, karakterer og merknader for egne undervisningsgrupper. Kontaktlærer har tilgang til informasjon om karakterer og fravær i alle fag for egen elevgruppe. Bruk av Hypernet krever brukernavn og passord. Systemet benytter FEIDE-pålogging.

Systemet har foresattepålogging for elever under 18 år. Foresatte må søke elektronisk for å få tilgang. Søknaden går deretter til kontaktlærer som behandler og eventuelt godkjenner tilgang for foresatte.

Mikromarc - biblioteksystem

Fylkeskommunen benytter Mikromarc som system for bibliotekstjenesten. Her lagres opplysninger som:

  • Navn
  • Fødselsdato
  • Post- og mail adresse
  • Telefonnummer
  • Skoleklasse
  • Utlånshistorikk

Tilgang er begrenset til ansatte ved bibliotekene i fylket.

Novaschem og Webuntis - timeplanprogram

Fylkeskommunen benytter Novaschem og Webuntis (kun ved Alta vgs) som program for å legge timeplaner. Programmene inneholder elvenavn, fag- og klassetilhørighet. Tilgang er begrenset til personer ved skolene med ansvar for administrasjon av timeplaner.

Public360 – sak og arkivsystem

Fylkeskommune benytter Public360 som saksbehandler- og arkivsystem. For hver elev som begynner i videregående opplæring opprettes en egen mappe i systemet. Rett-i-mappa er en løsning som automatisk arkiverer elevdokumenter fra Sats skole, Hypernet og Vigo til arkivsystemet Public 360. Eksempel på denne typen dokumentasjon er vitnemål, kompetansebevis, enkeltvedtak, søknader, varselbrev og redegjørelser som er utarbeidet i forbindelse med klagesaker. Elevenes mappe med tilhørende dokumenter blir lagret i sikker sone i Public360. Sikker sone krever ekstra verifisering utover ordinær innlogging, og tilgang er begrenset til personer med særlige tjenstlige behov ved den enkelte skole og i sentraladministrasjonen.

OTTO

OTTO er saksbehandlerverktøyet for ansatte i Oppfølgingstjenesten (OT). OTTO inneholder alle ungdommer som i løpet av skoleåret er i kontakt med OT. 

I OTTO vil informasjon om ungdommens personalia og status, samt saksbehandlers notater være registrert:

  • Fullt navn
  • Fødselsnummer
  • Adresse m/kommune
  • Ungdommens OT-enhet og saksbehandler
  • Opplæringshistorikk
  • Årsak til kontakt med Oppfølgingstjenesten
  • Ungdommens status
  • Mulighet for å lese felter i VIGO
  • Saksbehandlers notater om kontakt med ungdommen

Tilgangen er begrenset til administratorer og ansatte i OT i fylket.

Visma Enterprise – økonomisystem

Visma Enterprise benyttes til utfakturering. Følgende persondata overføres fra SATS til kunderegisteret i Visma Enterprise:

  • Fødselsnummer
  • Navn
  • Adresse
  • Postnummer
  • Skole
  • PC-type

VIGO

Vigo er den nasjonale portalen for å søke videregående skole og formidling til læreplass i bedrift. I tillegg til søknader, blir det i portalen registrert fødsels- og personnummer, navn, telefon og adresseopplysninger. Det blir også hentet inn karakterer fra grunnskolen og videregående skole til bruk i søknadsbehandlingen. For inntak til Vg1 benyttes karakterer fra grunnskolen. For inntak til Vg2 og Vg3 benyttes karakterer fra videregående skole. Opplysninger om karakterer og fravær blir gjort tilgjengelig for den skolen eleven blir tatt inn på. Når en elev begynner i videregående opplæring blir det lagret opplysninger om hvilke programområder og fag en følger, karakterer og fravær. Dersom en søker om opplæring i bedrift blir opplysninger om karakterer og fravær gjort tilgjengelig for aktuelle opplæringsbedrifter. Fylkeskommunen har ansvar for å rapportere data om videregående opplæring til sentrale myndigheter. Statens Lånekasse for utdanning bruker elevens telefonnummer til å sende ut informasjon om retten til stipend ved bekreftet inntak. 

Oppbevaring etter endt opplæring

Angående oppbevaring er fylkeskommunen pliktig til å følge Arkivloven som blant annet presiserer at vi skal bevare rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Videre er Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 4-12, som beskriver hvilket materiale som skal langtidsbevares i forbindelse med videregående opplæring, retningsgivende for praksis i fylkeskommunen. Etter endt opplæring er fylkeskommunen ansvarlig for å oppbevare opplysninger om karakterer, fag, fravær og lignende i forbindelse med utskrift av dokumentasjon (vitnemål, fag-/svennebrev og kompetansebevis) jf. forskrift til Opplæringslova kapittel 3. Videre har fylkeskommunen ansvar for å avklare rett og eventuelt gi videregående opplæring, uavhengig av søkers alder jf. Opplæringslova kapittel 3 og 4A. Etter Forvaltningsloven skal fylkeskommunen ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.

Sist endret 21.12.2016
Fant du det du lette etter?

Kontakt

Opplæringsavdelinga -
Sentraladministrasjonen
789 63 000